Die Ablaufanalyse zeigt Ablaufprobleme und Effizienzpotentiale auf und liefert wichtige Hinweise auf Möglichkeiten der Reduktion von Prozesszeiten und der Steigerung der Prozesseffizienz. Grundlage ist das Prozessmodell aus dem ermittelt wird, inwieweit modellierte Prozessabläufe (Ist, Soll) zu den erwarteten wirtschaftlichen Zielen, bestehenden oder zukünftigen Rahmenbedingungen noch Gültigkeit haben. Mit der Ablaufanalyse können die notwendigen Änderungen des Prozessablaufes systematisch analysiert und Verbesserungen initiiert werden.
Gestaltungsmassnahmen sind:
- Weglassen: Nicht wertschöpfende Teilprozesse und Aktivitäten (kein Kundennutzen oder kein Beitrag dazu) werden gestrichen.
- Zusammenlegen: Teilprozesse und Aktivitäten die inhaltlich und aufgrund der organisatorischen Zuordnung zusammengehören werden zusammengelegt und damit Schnittstellen und Liegezeiten reduziert.
- Parallelisieren: Teilprozesse und Aktivitäten die keine sequentielle Durchführung erfordern (aufgrund inhaltlicher, organisatorischer, personeller Abhängigkeiten) werden parallelisiert. Ziel Reduktion der Durchlaufzeit.
- Überlappen: Wenn aufgrund von gewissen Abhängigkeiten keine komplette Parallelisierung möglich ist, ist eine Verkürzung der Durchlaufzeit auch durch Überlappung zu erreichen.
- Auslagern: Teile der Prozessausführung aufgrund erforderlicher Kompetenzen oder Kapazitäten an andere Stellen (anderer Prozess, anderes Unternehmen, andere Organisation, beim Kunden oder Lieferanten) auszulagern.
- Ergänzen: Teilprozesse und Aktivitäten deren Ausführung nicht im betrachteten Prozess stattfindet oder gar nicht ausgeführt werden, aber aufgrund der inhaltlichen Relevanz im betrachteten Prozess ausgeführt werden sollen, sind in diesen aufzunehmen und dieser damit zu ergänzen.
- Reihenfolge-Änderung: Aus inhaltlichen oder organisatorischen Gründen kann es von Vorteil sein, die Durchführungsreihenfolge bestimmter Teilprozesse und Aktivitäten zu ändern.
